Come trattare le Richieste di Proposta


La risposta alle richieste di proposta, telefoniche o email, risultano estremamente importanti per dare una buona prima impressione che, abbiamo visto, risulterà fatale per il prosieguo del rapporto col Cliente.

Il settore Meeting ed Eventi è fortemente orientato alla professionalità, rapidità, affidabilità oltre che ad un buon rapporto qualità/prezzo.

Dalla richiesta, scritta o verbale, è necessario:

  • comprendere il reale bisogno del Cliente; molti organizzatori inviano numerose richieste a prescindere dal reale interesse. A volte succede che, in particolare per le Agenzie Congressuali, si partecipa ad una gara e si ha bisogno di un numero minimo di preventivi da presentare al Cliente

  • analizzare le esigenze del Cliente, in termini di caratteristiche e di valore ricercato

  • verificare la disponibilità di risorse legate al territorio (es. trasporti), se richieste

Per la richiesta telefonica è necessario prestare attenzione alla tonalità e al timbro di voce con cui si risponde, alla motivazione, cortesia e competenza.

Il saluto, che rappresenta il primo contatto, deve avvenire al secondo-terzo trillo. Appena memorizzato il nome del Cliente occorre utilizzarlo durante la conversazione. La conclusione della telefonata deve essere molto curata in quanto condiziona il ricordo e la percezione del Cliente sull’Hotel.

Riguardo alla richiesta fatta per iscritto è necessario richiamare subito il Cliente al fine di rassicurarlo circa la presa in carico della richiesta e avere la possibilità di fare qualche domanda per ottenere le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Ricorda: informazioni non esaustive causeranno inevitabilmente fraintendimenti e ritardi nei tempi di risposta.

Attenzione: il Cliente non va intrattenuto troppo al telefono; andranno poste solo le domande necessarie a realizzare un preventivo completo. Se necessario, le altre domande potranno essere poste in fase di sopralluogo.

Non appena ottenute le informazioni utili a stabilire il “valore” ricercato dal Cliente, bisogna chiedere che tipo di proposta desidera:

  1. Preventivo economico splittato, che prevede l’indicazione dei prezzi per ciascuno dei servizi richiesti

  2. Preventivo economico a pacchetto, con l’indicazione del solo prezzo per persona inclusivo di tutti i servizi richiesti

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