Come valorizzare gli spazi Meeting ed Eventi


Sulla base delle proprie esigenze, l’Organizzatore di Eventi chiederà un particolare tipo di allestimento.

Di seguito gli allestimenti più comuni:

  1. Teatro o Auditorium o Platea le sedie vengono disposte in modo da consentire la migliore visuale ai partecipanti. Generalmente è prevista la disposizione di massimo 12 sedie per file parallele al palco e per blocchi tra i quali viene lasciato uno spazio ad uso corridoio di circa 1,5 mt. Approssimativamente occorre uno spazio pari a 1,2 mq per ciascun partecipante

  2. Aula che prevede la disposizione a platea con l’utilizzo, tra una fila di sedie e l’altra, di tavoli per prendere appunti. Approssimativamente occorrono 2 mq per ciascun partecipante

  3. Ferro di cavallo o ovale per riunioni non superiori a 50 persone. Questa disposizione è utilizzata per facilitare la comunicazione face to face tra i partecipanti

  4. Tavolo a forma di U, E o T per consentire una buona comunicazione tra relatori e partecipanti

  5. Comitato o Tavolo Unico per consentire interazione tra i partecipanti si dispone un tavolo unico, ovale o rettangolare, con le sedie attorno. Approssimativamente occorrono 2,8 mq per ciascun partecipante

  6. Cabaret per creare interazione tra piccoli gruppi, si dispongono diversi tavoli con sedie attorno

Di seguito, alcuni suggerimenti per valorizzare la sala:

La sala:

  • Va preparata con largo anticipo per evitare il nervosismo dell’ultima ora e per disporre di una riserva di tempo utile per fronteggiare eventuali imprevisti

  • La pulizia della sala si effettua il mattino della riunione

  • Un’ora prima dell’apertura dei lavori si procede all’ultimo controllo

  • Le zone: prime file alle autorità e ospiti d’onore, un’ala riservata alla stampa e agli osservatori e, eventualmente, una sezione per i fumatori

  • Spazio fra i convenuti: almeno 60 cm per persona

Il podio:

  • Sullo sfondo del podio appare uno striscione con titolo, logo e tema del congresso

  • Presenza di elementi decorativi: bandiere, ritratti, fiori, ecc.

  • Tavolo della presidenza coperto di panno fino al pavimento

  • Numero di sedie superiore, non di molto, al numero di partecipanti

  • Cavalieri con indicazione scritta del nome del relatore

  • Microfoni

  • Carta e penna

  • Acqua minerale naturale e bicchieri

  • Tribuna dell’oratore situata ad una delle estremità del tavolo con acqua, microfono e piano per appoggiare i documenti

Le verifiche:

  • Funzionamento degli impianti tecnici: illuminazione, oscuramento, condizionamento, amplificazione, energia di riserva

  • Funzionamento delle attrezzature audiovisive: ordine diapositive, ecc.

  • Mansioni delle hostess - porgere e riprendere le cuffie - accompagnare VIP, stampa e ospiti ai posti loro assegnati - far rispettare il divieto di fumare - distribuire i documenti di lavoro - porgere il microfono e riprenderlo - spegnere e riaccendere le luci per le proiezioni - durante le pause, aerare il locale - richiamare i delegati in sala dopo la pausa - raccogliere eventuali oggetti dimenticati, ecc.

Tra i fattori a cui prestare molta attenzione troviamo l’accessibilità ai disabili (motori e con sedia a rotelle).

Come disciplinato dalla normativa in vigore (DPR 384 del 1978) gli spazi dedicati agli eventi devono rispettare le seguenti caratteristiche:

  • deve essere presente un percorso che collega la sala meeting con l’ingresso, il posto auto, i servizi igienici, lo spazio pubblico

  • se non vi sono le condizioni per l’accesso ai locali, è necessario predisporre un pulsante di chiamata riservato ai portatori di Handicap

  • per ogni 400 posti in sala meeting, bisogna garantirne 4 dedicati ai disabili (2 disabili motori e 2 con sedia a rotelle)

  • almeno un bagno deve essere dedicato ai disabili

Per valorizzare la sala è necessario rendere piacevole l’esperienza dei disabili, a prescindere dalla normativa di legge!

Inoltre, per valorizzare la sala meeting ed eventi è necessario dotarla di attrezzature tecnologiche che a mio avviso dovrebbero essere considerate come dotazione minima inclusa nel costo della sala:

1. Il videoproiettore

Per assicurare una visione luminosa e nitida delle immagini proiettate, il videoproiettore deve essere adeguato.

Per scegliere un videoproiettore ideale per la sala meeting del tuo Hotel, devi anzitutto sapere dove sarà collocato e la distanza dallo schermo. Dopodiché devi fare attenzione ai seguenti fattori:

  • Tipologia può essere LCD, a prezzi contenuti e con prestazioni apprezzabili, oppure DLP che ha un’alta qualità a prezzi ben più alti!

  • Luminosità espressa in Ansi Lumen; la quantità ideale di Ansi Lumen dipende dalla dimensione dello schermo e dalla quantità di luce presente nella sala

  • Risoluzione espressa in numero di punti luce per pollice – DPI. E’ consigliabile dotarsi di un videoproiettore al minimo con 1.024x768 DPI che consente la proiezione di immagini di alta qualità

  • Formato che può essere 4:3 oppure 16:9. Quando decidi di acquistare il Videoproiettore, assicurati che supporti entrambi i formati!

Ricorda, ogni videoproiettore ha una durata; prima di acquistarlo chiedi qual è la sua vita media!

2. Puntatore laser e presenter

Sono due accessori molto utili e graditi dai clienti.

Il primo consente al relatore di indicare, attraverso un raggio laser, un punto preciso sulla slide che sta proiettando. Il presenter, invece, consiste in un piccolo telecomando che consente al relatore di cambiare slide senza doversi avvicinare al computer.

3. Microfono

Esistono diversi tipi di microfono:

  • a collo di cigno consigliato per sale meeting dov’è previsto un tavolo relatori

  • a spillo qualora il relatore voglia sentirsi libero di muoversi

  • a gelato che consentono una relativa libertà a chi lo usa

Se poi il tuo obiettivo è differenziarsi dalla concorrenza e stupire l’Organizzatore di Eventi, offri la possibilità di rendere “spettacolare” l’Evento.

In tal caso puoi pensare di investire in altre tecnologie che generalmente sono prerogativa delle società di servizi tecnici-congressuali:

  • la proiezione olografica che consente di proiettare a 3 dimensioni

  • le multivideoproiezioni che danno la sensazione di essere avvolti dalle immagini

  • le scenografie con video mapping che rendono tridimensionale l’aspetto del fondale

  • i fondali multimediali che cambiano colore in continuazione

  • le congress APP dinamiche per smartphone; ad esempio Sblind che consente ai partecipanti di accedere a tutti i contenuti dell’Evento attraverso la tecnologia del proximity sarin

  • i Beacons che consentono, tra l’altro, di eliminare le code per l’ingresso ad un Evento attraverso piccoli trasmettitori Bluetooth

  • e così via di seguito.

Per un Organizzatore di Eventi, è desolante avere a che fare con Albergatori che non conoscono l’esistenza di tali opportunità!

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