Come ottenere il massimo dal pre-negoziato economico


Qualora il sopralluogo avesse esiti positivi e, dunque, il Cliente riscontrasse nel nostro Hotel la presenza di tutti i fattori da lui considerati rilevanti, è possibile iniziare il prenegoziato economico.

Per ottenere il massimo da una negoziazione propedeutica alla firma del contratto, è utile comprendere lo stato d’animo del Cliente in questa specifica fase dell’organizzazione di un Meeting o Evento; egli è assalito dal dubbio di aver potuto ricevere condizioni migliori di quanto proposto dall’Hotel e di avere prezzi inferiori a quanto effettivamente concordato.

In particolare, quando egli rappresenta un’organizzazione (azienda, associazione, ente) la perdita di credibilità a causa di una eventuale negoziazione per lui sfavorevole è dietro l’angolo!

È necessario, inoltre, conoscere le proprie possibilità senza perdere di vista gli obiettivi di prezzo che ci siamo prefissati; in tale senso è fondamentale rapportarsi con chi si occupa di Revenue Management, argomento che ti invito ad approfondire sulla mia guida “i 10 segreti di un Meeting ed Event di successo” in uscita su Amazon.

Se il Cliente, in funzione del suo Budget, propone un prezzo inferiore a quanto ci è possibile accettare, è utile pensare ad un piano B; per un prezzo inferiore possiamo, ad esempio, proporre un cambio date o altre condizioni a noi più favorevoli.

Come detto in precedenza, il nostro obiettivo deve essere quello di eliminare ogni tipo di rischio percepito dal Cliente attraverso la proposta di un prodotto di valore che preveda la riduzione delle difficoltà; la negoziazione rientra in questa logica.

I fattori da prendere in considerazione sono:

  1. Prezzi saranno negoziati prezzi diversi per tipologia di camera e servizio, ciò che è incluso e cosa è escluso

  2. Camere sarà deciso il contingente di camere a pagamento e quelle gratuite, generalmente riservate agli organizzatori o ospiti d’onore

  3. Procedure di riservazione dovrà essere stabilita la modalità di riservazione delle camere da parte del partecipante, ovvero da un’agenzia, ovvero dallo stesso ente organizzatore. Dovranno inoltre essere stabilite le date limite (opzioni) entro le quali confermare le camere

  4. Modalità di cancellazione e riduzione vanno definite le date entro le quali poter annullare le camere

  5. Modalità di pagamento vanno stabilite le modalità e le date di pagamento dei depositi, cauzioni, caparre, acconti

  6. Servizi complementari relativi a banchetti, ricevimenti ecc. funzionali all’Evento

Il prenegoziato economico avviene, generalmente, con uno scambio di email in attesa della sottoscrizione del contratto.

In questa fase l’Organizzatore di Eventi non ha ancora deciso la sede dell’Evento e, dunque, cerca le condizioni migliori.

Per tale ragione è possibile valutare la possibilità di concedere facilitazioni:

  • Pacchetto tutto compresso a prezzi privilegiati

  • Sala meeting gentilmente offerta

  • Sconti particolari per soggiorni in periodi di bassa stagione

  • Transfert, welcome drink, frutta in camera, camere in upgrade, coffee break, servizi alberghieri (es. SPA) gentilmente offerti