Come ottimizzare il sopralluogo


Potrebbe succedere che qualche organizzatore voglia confermare l’Evento senza aver realizzato un sopralluogo per verificare la rispondenza della sede alle sue necessità.

Dissuadetelo!

Non basta visitare il sito internet dell’Hotel per comprendere se esso sia adeguato al tipo di Evento che si sta organizzando o se sia dotato di tutte le caratteristiche, materiali e immateriali, necessarie alla buona riuscita dell’Evento.

Il sopralluogo, infatti, non riguarda solo la verifica del servizio materiale, gli aspetti tangibili del servizio, che si possono evincere dall’esame delle foto e delle piantine pubblicate sul sito internet o sulla brochure congressuale dell’Hotel, seppur in modo estremamente parziale.

Un buon organizzatore di eventi si presenterà al sopralluogo in possesso di un briefing, ovvero con un documento completo di obiettivi da raggiungere e risorse a disposizione.

Occorre considerare che durante il sopralluogo l’Organizzatore i Eventi si metterà nei panni del futuro partecipante all’Evento e cercherà di vedere e vivere l’Hotel con i loro occhi. Tutto sarà oggetto della sua analisi. Probabilmente vi chiederà di pernottare e consumare un pasto per sperimentare il livello del servizio e la qualità del personale.

Generalmente, quando organizzo Meeting ed Eventi arrivo in Hotel prima dell’orario concordato per avere modo di osservare la Reception e comprendere la sua efficienza. Pongo delle domande agli addetti alla Reception per valutare il livello di qualità del servizio personale offerto agli ospiti dell’Hotel.

Sono particolarmente attento allesperienza e la propensione a collaborare e all’entusiasmo del personale dell’Hotel. Ritengo che questi siano i fattori da cui dipende la buona riuscita dell’Evento.

Qualora l’Organizzatore avesse a disposizione più proposte da diverse locations, la qualità del personale potrebbe divenire la variabile di scelta.

Sul briefing, l’Organizzatore di Eventi elenca tutti i seguenti aspetti critici:

1. Struttura

L’Organizzatore dell’Evento si premurerà di verificare la localizzazione dell’Hotel e la facilità di accesso con tutti i mezzi di trasporto. Saranno dunque verificate le distanze e la presenza di mezzi pubblici che collegano l’Hotel ai principali aeroporti e stazioni ferroviarie.

Saranno, inoltre, valutati:

  • L’ingresso alla struttura

  • La tipologia di arredamento

  • Lo spazio per le registrazioni

  • Lo stato e il numero dei servizi igienici

  • La segnaletica

  • Il percorso di flusso che i partecipanti percorreranno per raggiungere i vari spazi coinvolti

  • Il parcheggio

  • Il bar

  • Gli ascensori

  • Eventuali barriere architettoniche

  • Impianti di sicurezza

  • Spazi per l’immagazzinamento del materiale

  • Regolamento della struttura

  • Possibilità di isolare il gruppo dal resto della clientela

  • Ecc.

2. Responsabili

L’Organizzatore un Evento vuole interfacciarsi con un unico responsabile della struttura il quale deve essere dotato della necessaria autorità.

Naturalmente, l’Organizzatore cercherà di identificare tutte le altre persone che, per le loro funzioni, saranno coinvolte dall’Evento.

3. Reception

Dovrà essere chiaro il calendario, le procedure per il check-in e check-out, i pagamenti e gli extra

4. Concierge

Per comprendere l’efficacia del servizio di deposito valigie, prenotazione taxi, ecc.

5. Camere

Per verificare il numero e la tipologia delle camere, comprendere come sono arredate, che tipo di amenities e toiletries sono disponibili.

Molta importanza avrà l’arredamento e la pulizia del bagno, oggetto di particolare attenzione dei partecipanti ad un Evento.

In ultimo, l’Organizzatore di Eventi cercherà di capire se ci sono camere ristrutturate e camere non ristrutturate. Se l’Hotel dispone anche di camere non ristrutturate è bene farlo presente e includerle nel sopralluogo; questo eviterà di dare aspettative superiori a quello che realmente riusciremo a garantire.

Ricorda: la qualità del servizio che proponiamo è data dalla differenza tra quanto si aspetta il Cliente e quanto realmente egli ottiene!

6. Sale

Per ciascuna delle sale necessarie (plenaria, commissioni, esposizione, eventi), l’Organizzatore controllerà:

  • Le dimensioni, la capienza, le proporzioni e la tipologia di allestimento possibile

  • Presenza di eventuali ostacoli

  • Altezza, se adeguata alle necessità di proiezione

  • Comodità e ergonomia delle sedute

  • La visibilità del palco in ogni ordine di posto

  • Accessibilità e dimensioni del palco

  • Areazione (ricircolo o ricambio)

  • Silenziosità e efficienza della climatizzazione

  • Idoneità dell’illuminazione e oscurabilità

  • Attrezzature tecniche (audio, video, luci, ecc.)

  • Presenza di insonorizzazione

  • Prese elettriche e potenza

  • Presenza di personale tecnico

  • Presenza di un foyer e/o lounge e eventuali utilizzi (coffee break, ecc.)

  • Presenza di amenities in sala (carta, pena, ecc.)

  • Distanza tra la sala plenaria e le sale commissione, eventi, espositive

  • Facilità di accesso

  • Servizi igienici

  • Adeguatezza alle normative di legge

  • Ecc.

7. Ristorazione

Sarà verificata la capacità dello spazio e delle strutture per la ristorazione e la sua vicinanza alle sale utilizzate per l’Evento.

Sarà esaminata la tipologia di pasti, di menu e di servizio che meglio si adatta alle caratteristiche dell’Evento e dei partecipanti.

Un organizzatore accorto potrebbe voler sapere il rapporto tra camerieri e ospiti serviti.

8. Segreteria

L’Organizzatore controllerà l’adeguatezza dello spazio dedicato alla segreteria dell’Evento, le attrezzature incluse e quelle che dovranno essere affittate da un fornitore esterno.

Tra i servizi, potrebbe essere richiesto un punto di pronto soccorso.

9. Pre-Contrattualistica

Già in fase di sopralluogo, potrebbe iniziare la fase pre-contrattuale di cui si parlerà nel prossimo paragrafo.

Il Responsabile Eventi dell’Hotel dovrà stimolare l’attenzione dell’Organizzatore su ciascuno degli aspetti sopra evidenziati; questo consentirà di eliminare l’insorgere di eventuali inconvenienti in fase esecutiva dell’Evento.

Eventuali mancanze è meglio risolverle prima dell’inizio dell’Evento piuttosto che durante!

Questo approccio, inoltre, darà al Cliente un’immagine di professionalità e competenza da parte dell’Hotel, tra i più importanti fattori che influenzano la scelta di una location.